Vastlegging automatiseren

Haal de inspanning weg uit de instroom van uw documenten!

Breng zakelijke documenten naar de juiste applicatie en de juiste persoon.

Op tijd, gedigitaliseerd, en klaar voor verwerking.

Verwerk handgeschreven gegevens net zo eenvoudig als gedrukte gegevens

Maximaliseer

- Service niveau
- Capaciteit
- Informatie kwaliteit
- Efficiëntie
- Controle

Minimaliseer

- Operationele kosten
- Verwerkingstijd
- Distributietijd
- Menselijke fouten

Het handmatig sorteren, verspreiden en voorbereiden van documenten neemt onaanvaardbaar veel tijd in beslag, wat ten koste gaat van werkzaamheden die uw inkomsten genereren.

Het is daarom zinvol het eentonige werk te automatiseren en tegelijkertijd de verwerkingscapaciteit, het serviceniveau en de productiviteit te verhogen.

envelope

Sorteren, indexeren en verspreiden

Scheid, sorteer, classificeer, indexeer en verspreid alle inkomende documenten. De documenten worden in logische groepen gebundeld, denk bijvoorbeeld aan al het materiaal dat bij één bepaalde case hoort.
Dit betekent dat u op elke gewenste locatie een geautomatiseerde 'postkamer' kunt realiseren. Uw medewerkers kunnen zich vervolgens op andere taken concentreren.

Zelflerende tekstclassificatie

U kunt de automatische herkeningsfunctie eenvoudig inschakelen door van elk type document een aantal voorbeelden aan te bieden en op een knop te klikken. Leg alle ingekomen papieren stukken in de scanner (elektronische documenten worden rechtstreeks ingevoerd) en de computer doet de rest.
Als de classificatie niet betrouwbaar is, wordt de gebruiker gewaarschuwd die vervolgens eenvoudig correcties kan aanbrengen.

Extractie

Nadat de documenten zijn geclassificeerd, worden belangrijke gegevens zoals rekeningnummers, verzekeringnummers, namen en adressen uit de documenten gehaald. De gegevens worden vervolgens samen met een document afbeelding overgedragen aan het bedrijfssysteem. Alle informatie is volledig doorzoekbaar en u hebt op elk gewenst moment toegang tot uw documenten.

Efficiënt beheer

In het gebruikersbeheer kunt u de handelingen vastleggen waarvoor een bepaalde gebruiker is geautoriseerd.

De productiesupervisie laat u precies zien waar documenten zich in het systeem bevinden. U beschikt bovendien over een volledige audit trail met ondersteuning voor SOX compliance.

Integratie

Selecteer de uitvoerformaten die het meest geschikt zijn voor de bedrijfssystemen of archieven verderop in de workflow.

form

Formulierverwerking

Volledige, geautomatiseerde formulierverwerking van ontvangst tot database en applicatie verderop in de workflow. De verificatie is snel en eenvoudig dankzij een aantal efficiënte tools.
Ontvang formulieren van al uw verschillende invoermedia en stroomlijn ze in één proces voor extractie, validatie en verificatie. Integreer met de applicatie van uw keuze.
Dit biedt u de voordelen van u een hogere efficiëntie en betrouwbaarheid en een verbetering van de klantenservice en werkomstandigheden.

Vastlegging

Alle formulieren worden, ongeacht de manier waarop ze ontvangen worden, in het zelfde betrouwbare en ongecompliceerde proces verwerkt. Ondanks de IT-revolutie komen de meeste formulieren nog steeds op papier binnen. Het is daarom belangrijk dat de scanner functies bevat voor herkenning, rechtzetten, verwijderen van voorbedrukte achtergronden, kleurverwerking, kwaliteitscontrole tijdens het scannen en endorsement.

Sorteren

Aangezien elk formulier geïdentificeerd moet worden voor toepassing van het juiste sjabloon, wordt alles automatisch gesorteerd.

Extractie en validatie

Sjabloonflexibiliteit is zeer wenselijk omdat printers, scanners en faxen een geringe verticale of horizontale verschuiving kunnen veroorzaken.
U mag complete informatie verwachten van

  • Handgeschreven en speciale tekens, ondanks de aanzienlijke verschillen tussen regio's en talen
  • Alle gebruikelijke barcodetypes, waaronder Data Matrix (QR-code)
  • Keuzevakjes en cirkels

Een veelheid aan databases, woordenboeken, bereikcontroles en andere validatietools verzekert de hoogst mogelijke nauwkeurigheid. Wanneer gegevens van een formulier automatisch bevestigd kunnen worden, is het mogelijk om de verificatie over te slaan.

Verificatie

Met behulp van onze snelle verificatietechnieken kunnen formulieren met een snelheid van ongeveer 100.000 tekens per uur gevalideerd worden. Door u aangebrachte wijzigingen worden onmiddellijk opnieuw gevalideerd.
Om de verificatie en workflow-georiënteerde handelingen te vergemakkelijken, is er gedurende het gehele proces een digitale image van elk formulier beschikbaar. Deze image wordt vervolgens samen met de formulierinformatie gearchiveerd.

Productieoverzicht

Volg de productiestatus van de formulieren, sets en batches in uw database. Selecteer items in elke gewenste combinatie en kopieer ze voor verdere analyse naar het externe programma van uw keuze.

Integratie

U kunt uw eigen functionaliteit toevoegen en FORMS in elk extern systeem integreren - voor statistieken, orderverzamellijsten, voorraadlijsten, personeelsbestanden en meer.
In alle gevallen beschikt u over de veiligheid en flexibiliteit die u van een bedrijfskritiek proces mag verwachten. 

invoice

Facturen voorbereiden

Van aankomst tot workflow. Integratiemogelijkheden met de belangrijkste ERP/financiële systemen van uw keuze.
Dit biedt u een snelle en betrouwbare manier om uw facturen in uw accounts payable proces op te nemen.

Sorteren

De leverancier en koper worden geïdentificeerd en geverifieerd. Het type, kostenfactuur of inkoopfactuur, wordt vastgesteld. Tevens herkent het systeem of het een factuur of een creditnota betreft. Vervolgens worden de juiste bedrijfsregels automatisch toegepast.

Extractie en validatie

Extra tabelregels en meerdere btw-percentages worden uiteraard geëxtraheerd. Alle informatie kan worden gecontroleerd met behulp van berekeningen of door te vergelijken met interne gegevens. Nadat alle gegevens zijn bevestigd, hoeft de factuur niet meer handmatig te worden gecontroleerd.

U kunt ook informatie van verschillende ERP-grootboeken gebruiken. Als alles correct is en de factuur overeenkomt met een goedgekeurde inkooporder, dan kan deze automatisch worden geboekt.

Verificatie

Elke medewerker heeft een persoonlijke inbox met daarin alleen de facturen waarvoor hij of zij is geautoriseerd. Eventuele wijzigingen worden automatisch opnieuw gevalideerd volgens vooraf gedefinieerde regels.

Verificatie werkt moeiteloos via internet, zonder concessies te doen op het gebied van veiligheid.

Toepassingsbereik

Documenten komen in verschillende formaten via verschillende kanalen binnen. ReadSoft biedt de tools voor het verwerken van elke combinatie, inclusief slecht leesbare handschriften. We digitaliseren, classificeren, sorteren en verspreiden uw inkomende documenten, zodat ze volledig voorbereid zijn voor de processen verderop in de workflow.

Automatiseringsgebieden

Organisaties met een substantiële toestroom van documenten.

De toestroom van documenten is in principe in elke sector vergelijkbaar. We beschikken over ervaring in verschillende bedrijfssectoren, publieke instellingen en overheidsinstanties in vele landen.

Bekijk onze lijst met referenties of neem contact met ons op voor meer informatie.

Neem contact op met ReadSoft

Enterprise capture teamLaten we gezamenlijk uw pijnpunten doornemen en de mogelijkheden bekijken om de oplossing vinden die het beste bij u past.

Het ReadSoft Enterprise Capture Team

  • select
  • Versturen
Brochures