Digitale factuurverwerking geeft Mammoet weer grip op het hele betalingsproces

 

“Doordat alle controles volledig automatisch plaatsvinden, kunnen we onze leveranciers sneller betalen én hebben we meer tijd voor andere taken!”
Paulo Steverink, Group Controller, Mammoet

 

Het ReadSoft effect op: Mammoet

Process: Accounts payable automatisering in combinatie met SAP

Segment: Transport & Distribution

Land: Nederland

 

“Waar we voorheen de betaaltermijn van 60 dagen nauwelijks haalden, kunnen we elke inkomende factuur nu in slechts 12 dagen verwerken!”. Aan het woord is Paulo Steverink, groupcontroller van Mammoet, specialist in hijs- en transportoplossingen. Mammoet, van oorsprong een Nederlands familiebedrijf, wordt geleid vanuit het hoofdkantoor in Schiedam en heeft vestigingen over de hele wereld, waaronder Engeland, België, Duitsland, Canada, V.S., Dubai, Singapore, Australië, Thailand en Maleisië.  “De facturen die op onze kantoren, waar ook ter wereld, binnenkomen, worden tegenwoordig direct na lokale digitalisering centraal verwerkt, waarna de afhandeling weer lokaal plaatsvindt. Met dank aan de naadloze integratie van de software van Ricoh, ReadSoft en SAP hebben wij nu weer volledige grip op het hele factuurverwerkingsproces!” 

Knelpunten

Steverink: “Facturen kwamen centraal binnen bij onze crediteurenadministratie, waarna ze per post naar de diverse vestigingen werden gestuurd ter controle. Groot probleem was dat ze op deze lange handmatige route regelmatig onderop de stapel bij één van de ‘goedkeurders’ bleven liggen of zelfs zoek raakten. De betalingstermijn van 60 dagen haalden we niet of nauwelijks. We waren vooral reactief bezig: pas als er een leverancier belde waar de betaling bleef, gingen we op zoek naar de factuur.  Waanzinnig, maar zo gaat dat als je door de bomen het bos niet meer ziet.”

Integratie software Ricoh, ReadSoft en SAP

Vandaag de dag heeft Mammoet een systeem voor digitale factuurverwerking in gebruik, dat door Ricoh en ReadSoft gezamenlijk is ontwikkeld en uitstekend integreert met SAP-software.
Opmerking: Het systeem is door Ctac en Ricoh ontwikkeld mbv Readsoft en SAP software.

Steverink: “Systemen van SAP vormen de slagader van al onze bedrijfsprocessen. Voorwaarde voor specifieke oplossingen als deze is dus naadloze aansluiting op SAP-systemen, zodat we er geen omkijken meer naar hebben.”

Volledig digitaal verloop van binnenkomst tot en met betaling

Scannen, herkennen, controle

Steverink: “Facturen komen centraal binnen op de crediteurenadministratie. Daar worden ze gesorteerd en gestickerd met een barcode waaruit o.a. bedrijfsnaam valt af te lezen. De factuur wordt gescand en herkend. ReadSoft is al jaren een veelgeprezen door Ricoh gebruikte applicatie voor het scannen en herkennen van documenten en levert in deze fase veel tijdwinst en gemak.
Na scanning staat de file automatisch op de server en leest ReadSoft de factuur uit: checkt de leverancier, datum, bedrag, BTW-percentage en purchase order. Als alles klopt, verschijnt er een groen balkje. Zo niet, een geel of rood balkje. Een handige tool voor optimalisatie van de verificatie is ReadSoft Reporter. Met Reporter kunnen we zien waar in het proces het vaak fout gaat en waar meestal goed. Daar kunnen we dan snel op inspringen.”

Automatische autorisatieprocedure en betaalbaarstelling

Een goedgekeurde factuur wordt automatisch getransfereerd naar het financiële systeem van SAP, dat de factuur checkt op inhoud, bijvoorbeeld of het banknummer overeenkomt met het in het systeem bekende nummer. Als alles klopt, wordt de factuur ingeboekt en gaat de autorisatieprocedure van start. Steverink: “Als de factuur overeenkomt met de inkooporder, hoeft deze niet meer langs de inkoper ter controle, maar kan het direct naar de manager. Als de laatste persoon in de rij de goedkeuring heeft gegeven, wordt de betalingsblokkade opgeheven en de factuur automatisch betaalbaar gesteld.”

Wereldwijde implementatie

Steverink: “De facturen bestemd voor de buitenlandse vestigingen worden in ReadSoft op ons hoofdkantoor verwerkt en gaan na controle automatisch door naar het SAP-systeem van de vestiging aldaar, waar wij lokaal voor betaling zorgen. Na een wereldwijde implementatie van alle benodigde software, kunnen we het factuurverwerkingsproces voor het buitenland er zelfs zonder extra mensen bij doen.”

Toename controle, inzicht, kostenbewustzijn

“Het hele proces verloopt nu veel sneller en efficiënter en er is veel meer controle” merkt Steverink tenslotte op. “Daar waar we voorheen vaak niet eens wisten welk bedrag  we waarvoor betaalden, is dit nu inzichtelijk. En ja, hierdoor zijn we tegenwoordig ook veel kostenbewuster. Digitale factuurverwerking is voor Mammoet op vele fronten een uitkomst!”

 

AANLEIDING

  • Tijdrovende handmatige verwerking inkomende facturen
  • Regelmatig zoek raken van facturen
  • Klachten leveranciers na overschrijding betalingstermijn
  • Risico op dubbele betalingen

AANPAK

  • Analyse factuurverwerkingsproces
  • Implementatie Digitale Factuurverwerking (Ricoh-ReadSoft)
  • Plaatsing hoogvolume scanner op hoofdkantoor
  • Plaatsing MFP’s voor scanning op wereldwijde vestigingen
  • Integratie Digitale Factuurverwerking –  SAP-systemen 

RESULTATEN

  • Verkorting doorlooptijd factuurverwerking:
    gemiddeld 12 i.p.v. 60 dagen
  • Autorisatieprocedure volledig automatisch
  • Volledig inzicht in factuurverwerkingsproces
  • Meer controle
  • Verhoging kostenbewustzijn
  • Facturen altijd en overal direct in beeld
  • Verlaging administratieve werkdruk
  • Besparing afdruk-, telefoon- en verzendkosten
  • Uitstekende integratie met SAP-systemen
  • Internationaal toepasbaar  

Kijk voor meer informatie over Mammoet op www.mammoet.com.