L'Oreál's Consumer Product Division optimaliseert haar factuurverwerking

Het ReadSoft effect op: L'Oreal
Process: Accounts payable automatisering in SAP
Segment: Cosmetics
Land: Frankrijk

ReadSoft’s factuurverwerkingsoplossing automatiseert de afhandeling van 80.000 inkomende facturen per jaar voor vier entiteiten van L’Oréal’s Consumer Product Division. L’Oréal’s hoofddoel bij de keuze voor het automatiseren van hun processen was snel en veilig circuleren van documenten; efficiëntere interactie tussen het bedrijf en haar klanten; en kostenvermindering in factuurverwerking.

Een vooruitstrevende aanpak

L’Oréal begon bijna een jaar van te voren al met de voorbereiding voor het automatiseren van de factuurverwerking: De Accounts Payable teams van de vier entiteiten werden bij elkaar gevoegd en SAP SRM (Supplier Relationship Management) werd toegepast om het inkoopproces te optimaliseren. Alle facturen zijn nu gelinkt aan een orderproces. Door deze benadering te kiezen heeftt L’Oréal het matchen van inkooporders met facturen bereikt, wat belangrijk is voor het optimaliseren van het totale proces.

Optimaliseren van het totale proces

Voor een optimale toewijzing van resources, heeft L’Oréal de postkamer- en factuurscanning diensten uitbesteed. Het outsourcen van een deel van het bedrijfsproces naar gespecialiseerde externe partijen geeft het bedrijf de mogelijkheid om de AP teams te verlossen van bepaalde administratieve lasten. De rest van het proces – gegevensoverdracht naar SAP – wordt intern beheerd en afgehandeld met de ReadSoft oplossing.

Facturen geregistreerd in SAP binnen één dag

Alle inkomende facturen worden afgehandeld door de servicepartner: het openen, sorteren, scannen, verifiëren en archiveren van de papieren documenten. De gegevens worden omgezet naar XML en PDF documenten en verstuurd naar een ander gespecialiseerd bedrijf voor conversie naar SAP Idoc formaat, controle met leverancierstabellen, uploaden van PDF images naar digitaal archief en van Idoc gegevens naar het ReadSoft platform. ReadSoft’s oplossing verifiëert de gegevens, matcht facturen met inkooporders, automatiseert toewijzing en stroomlijnt het goedkeuringsproces evenals de correcties. Dankzij dit geoptimaliseerde proces worden alle inkomende facturen binnen één dag in SAP geregistreerd.

Meer efficiëntie

ReadSoft’s producten EDI COCKPIT en INVOICE COCKPIT worden dagelijks gebruikt door de accountants van L’Oréal. Dankzij de hoge mate van integratie met SAP en de SAP interface die de gebruikers hierdoor bekend voorkomt, kost het minder dan een dag om aan de software te wennen. Een groot voordeel, zoals aangegeven door de Accounts Payable werknemers, is het gemak waarmee zij nu facturen met inkooporders kunnen matchen. Elk uitgerust met een 19 inch breedbeeld monitor, kunnen zij gemakkelijk beide documenten inzien (de afbeeldingen van de factuur en de inkooporder) alvorens deze te integreren met SAP. Bovendien kan de elektronische afbeelding van de factuur worden opgehaald uit het archief, wat verder raadplegen vereenvoudigt en het hanteren van papier elimineert.

Naar volledige e-invoicing

ReadSoft’s ANALYZER, welke statistische informatie biedt, verhoogt de productiviteit vanaf de eerste dag. Anderhalve maand nadat de oplossing werd geïmplementeerd (februari 2008), was de dagelijkse capaciteit voor afhandeling al verdubbeld. Met die snelheid wordt de eerste winst op de investering al voor het einde van het jaar verwacht.

Het succes van dit project heeft L’Oréal’s interesse gewekt om de scope naar andere type facturen uit te breiden. ReadSoft’s alom erkende mogelijkheid om EDI bestanden te verwerken staat L'Oréal toe om zich langzaam maar zeker voor te bereiden op de volgende stap: een volledige e-invoicing oplossing.

 

Over L’Oréal

  • Een wereldleider op het gebied van cosmetica 
  • 17 miljard geconsolideerde verkopen 
  • 60 000 werknemers wereldwijd 
  • 19 wereldwijde merknamen

De oplossing

  • Partner: VISEO 
  • SAP ERP 
  • SAP SRM (Supplier Relationship Management) 
  • INVOICE COCKPIT (control centrum voor alle inkomende facturen) 
  • EDI COCKPIT (verwerking van facturen ontvangen in IDoc formaat) 
  • ANALYZER (genereren van rapporten) 
  • IXOS (archivering) 
  • Volume: 80 000 facturen per jaar

Voordelen

  • Optimale toewijzing van resources 
  • Eén punt van binnenkomst voor alle soorten facturen (e-mail, papier, PDF, XML, EDI…) 
  • Veilige documenten workflow 
  • Aanzienlijke verbeteringen voor het oplossen van verschillen met leveranciers 
  • Minimale inspanning bij archivering en verwijdering 
  • Kostenvermindering per verwerkte factuur 
  • Snellere verwerking 
  • Een verwachte ROI binnen een jaar