DOCUMENTS
Laat de computers uw inkomende documenten sorteren
ReadSoft's DOCUMENTS automatiseert het sorteren en indexeren van documenten. Verzamel al uw elektronische en papieren documenten en laat onze software de rest doen.
Door automatisch te classificeren en indexeren verloopt de administratie in de gehele organisatie efficiënter, wat weer tot snellere verwerkingstijden en lagere kosten leidt.
Geautomatiseerde classificatie
ReadSoft's DOCUMENTS product analyseert elk inkomend document en bepaalt welk type document het betreft. Is het een verzekeringsclaim, factuur, bestelformulier, aanvraag voor een lening, schaderapport, medische claim, brief, kredietaanvraag, adreswijziging, enz?
De software classificeert elk document automatisch en bundelt de documenten in logische groepen van bijvoorbeeld alle documenten die bij een bepaalde case horen.
Documenten indexeren voor eenvoudig opvragen
Nadat de documenten geclassificeerd zijn, neemt DOCUMENTS het over door belangrijke gegevens uit de documenten te halen. Of u nu op zoek bent naar rekeningnummers, polisnummers, namen of adressen, DOCUMENTS vindt en extraheert de informatie automatisch.
Deze informatie is dan samen met het geclassificeerde document klaar voor invoer in uw bedrijfssysteem. Dit betekent dat alle belangrijke gegevens van elke specifieke case in digitale vorm beschikbaar zijn.
De geëxtraheerde informatie is bovendien volledig doorzoekbaar, zodat u de documenten op elk gewenst moment kunt opvragen.
Geschikt voor u als:
Uw organisatie grote hoeveelheden documenten verwerkt en veel tijd besteedt aan sorteren en archiveren.
Met DOCUMENTS kunt u:
Efficiënter werken
Een snellere en nauwkeurigere sortering en verspreiding van documenten verhoogt de efficiëntie.
De controle verbeteren
Directe toegang tot statusrapporten en audit trails geven u meer inzicht in de bedrijfskritische informatiestroom.
De werkomstandigheden voor medewerkers verbeteren
Uw medewerkers kunnen zich bezighouden met de behandeling van cases in plaats van met het sorteren van documenten.
De transparantie verbeteren
Een volledige audit trail helpt u te voldoen aan wetgeving zoals SOX.
Technische mogelijkheden
DOCUMENTS kan worden beschouwd als een trechter voor al uw inkomende documenten. Het maakt niet uit of ze via de post, fax, e-mail of als PDF worden aangeleverd, de documenten worden allemaal in de stroom opgenomen.
De software leest een document ongeveer net zoals wij dat doen. Er wordt gelet op herkenningspunten zoals logo's, trefwoorden, woordcombinaties en pagina-indelingen.
Maar in tegenstelling tot mensen kan de software bijvoorbeeld ook aan de hand van een streepjescode bepalen om wat voor een document het gaat en tot welke groep dit behoort.
Een voorbeeld
Een inkomende verzekeringszaak bevat een standaardformulier, een schaderapport en een brief. CLASSIFY bepaalt het type van elk document en houdt de case bijeen als deze in het casebeheersysteem wordt ingevoerd.
De drie documenten worden gebundeld tot één groot, gemeenschappelijk document dat voor behandeling wordt aangeboden aan de verantwoordelijke medewerker. Omdat INDEX de belangrijkste gegevens uit het document heeft gehaald, kan dit aan de juiste case en aan de verantwoordelijke medewerker worden gekoppeld. Het is bovendien onmiddellijk doorzoekbaar in uw archief of bedrijfssysteem.
Integratie met het bedrijfssysteem
De gegevens van DOCUMENTS worden naadloos ingevoerd in elk ERP-systeem, archief, of casebeheersysteem.